Bir defaya mahsus olmak üzere EVeP16 portalından çıkarılacak olan "Cihaz Bilgi Formu"na okul/kurumda bulunan tüm ısı sistemleri ve eklentilerine ait bilgiler Yetkili Servislerce doldurulacaktır. Bu cihaz bilgi formları her yakıt sistemine (Katı yakıtlı, Sıvı yakıtlı, Gaz yakıtlı) göre ayrı ayrı doldurulacaktır.
Okul ve Kurum yöneticileri de bu bilgileri EVeP16 portalında ilgili yerlere kayıtlarını yapacaktır.
Cihaz Bilgi Formlarının sisteme kayıtları, "Mekanik Tesisat Cihaz Bilgi Formlarının EVeP16 ya Girilmesi" başlığıyla açıklanan sunuya göre yapılacaktır.
Okul/Kurumda ısı sistemleriyle ilgili bir yenileme veya değişiklik olduğunda Cihaz Bilgi Formları yeniden yetkili servise doldurtulacak ve Okul/Kurum yöneticileri de bu bilgilerin EVeP16 portalında ilgili yerlerde kayıtlarını yenileyecektir.
Okul/Kurumda bulunmayan ısı sistemleri ve eklentilerine ait bilgilerin, varsa EVeP16 portalından silinmesi Okul/Kurum yönetimince sağlanacaktır.