Tamir Bakım ve Yenileme Talimatı

       1. AMAÇ

Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı okul/kurumların, mekanik tesisat sistemleri tamir, bakım ve yenileme ihtiyacını karşılamak için gerekli olan ürün, yedek parça ve hizmetin satın almasının, İl Millî Eğitim Müdürlüğü İl Enerji Verimliliği Birimi tarafından yetkilendirilen firmalar tarafından yerine getirilmesini sağlamaktır.

      2.  KAPSAM

Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı okul/kurumların, mekanik tesisat sistemleri ile ilgili tüm ihtiyacını karşılamak amacıyla gerekli olan ürün, yedek parça ve hizmetin satın alınması için teknik şartnamelerin hazırlanması, sözleşmelerin yapılması, satın alınması, imalatların gerçekleştirilmesi ve teslim alma süreçlerini kapsar.

 

      3. SORUMLULAR

Bu talimatta yer alan tüm satın alma faaliyetlerinin yürütülmesinden; İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Şube Müdürlüğü, İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Birimi, Okul/Kurum Müdürlükleri tarafından belirlenen ihale komisyonu, muayene ve teslim alma komisyonu üyeleri sorumludur.

 

     4.TANIMLAR ve KISALTMALAR

     MEM: Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğünü,

     KİK: Kamu İhale Kanunu'nu,

İl Enerji Yönetim Birimi: Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Şube Müdürlüğünün uhdesinde kurulan birimi,

 İl Enerji Verimliliği Birimi: Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğü bünyesinde kurulan Enerji Verimliliği Projesinde proje uzmanlarının görevlendirildiği birimi,

EVeP16: İl Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı okul/kurumlara ait bilgilerin toplandığı, enerji tüketimlerinin analizlerinin yapıldığı, ısıtıcı cihazlarına ait (kazan, kombi vb.) bilgi, belge ve bakım kayıtlarının, elektrik aktif reaktif-kapasitif tüketim değerlerinin tutulduğu ve analizlerinin yapıldığı, sözleşme ve teknik şartnamelerin online alındığı dinamik yazılımı,

İlçe Enerji Verimliliği Komisyonu: İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü bünyesindeki okul/kurum binalarında, Enerji Kültürü ve Verimlilik Bilincinin geliştirilmesi gibi işleri yapan Şube Müdürü, Veri Giriş Uzmanı, İlçe Enerji Yöneticisi, Tahakkuk Memuru, Eğitim Bölgesi Koordinatörlerinden oluşan birimi,

Yetkili Firma: İl Millî Eğitim Müdürlüğü İl Enerji Verimliliği Birimi tarafından yetkilendirilen firmaları,

Bakım ve Onarım Hizmet Sözleşmesi: Bursa İl Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı okul/kurumlar ile Mekanik tesisat yetkili servisi arasındaki sözleşmeyi,

Periyodik Bakım Formu: Mekanik Tesisat Sistemi için İl Enerji Verimliliği Birimince hazırlanan talimatlara göre yılda iki defa yapılan iş ve işlemlerin yazıldığı formu,

Teknik İnceleme Raporu: Okul/Kurum müdürlüklerince firmalara yapılmakta olan/yapılan Mekanik tesisat iş ve işlemlerinin ihaleye uygunluğunun belirlendiği raporu,

Mekanik Tesisat: Okul/Kurumlarımızda bulunan ısıtma-soğutma sistemlerinin kapsadığı kazan dairesi, kazan, brülör, kombi, yoğuşmalı kombi, boyler, sirkülasyon pompası, genleşme tankı, vanalar, baca vb. tesisatı,

Yetkili Firma Memnuniyet Değerlendirme Anketi: Bursa Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı Okul/Kurum Müdürlüklerinin yaptırmış olduğu Mekanik Tesisat iş ve işlemleri için hizmet aldığı firmalarla ilgili memnuniyet ve yakınmalarını ölçmek amacıyla oluşturulan anketi,

İhale : Yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,

Teklif: Kamu İhale Mevzuatına göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,

Mal: Alışverişe konu olan taşınır eşyalardan, Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca tespit ve ilan edilen, satış sonrası hizmet istenecek ürünler listesinde yer alan malı,

HYB: TSE'den alınan Hizmet Yeterlilik Belgesini,

SSHYB: Yurt içinde üretilen veya ithal edilen mallar ile ilgili olarak, Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca tespit ve ilan edilen kullanım ömrü süresince üretici veya ithalatçılar tarafından verilmesi zorunlu montaj, bakım ve onarım hizmetleri için, yeterli teknik kadro, takım, teçhizat bulunduğunu gösteren ve firmanın unvanı ile merkez adresine göre düzenlenen "Satış Sonrası  Hizmet Yeterlilik Belgesi"ni,

GBY: Gümrük ve Ticaret Bakanlığının 13.06.2014 tarih ve 29029 sayılı RG' de yayımlanan "Garanti Belgesi Yönetmeliği" ni,

ifade eder.

 

         5. UYGULAMA

5.1- Gümrük ve Ticaret Bakanlığının yayımladığı "Satış Sonrası Servis Hizmetleri Yönetmeliği" kapsamında TSE Hizmet Yeterlilik Belgesine sahip Firmaların ürettiği ve Bursa'da servisi bulunan TSE belgeli ürünler kullanılır.

5.2- Ticaret Bakanlığının düzenlediği SERBİS Servis Bilgi Sistemi olan https://www.servis.gov.tr/Genel/Sorgu sayfasında kayıtlı yetkili bir servisten mekanik tesisat tamir, bakım ve yenileme hizmeti alınır .

5.3- Okul/Kurum Müdürlüğü https://www.servis.gov.tr/Genel/Sorgu sayfasında kayıtlı yetkili servislerden herhangi biriyle EVeP16 Portalı üzerinden her yıl için karşılıklı "Bakım ve Onarım Hizmet Sözleşmesi" imzalar ve kayıt altına alır.

5.4- Mekanik tesisat sistem değişimlerinde "Enerji Verimliliği Projesi (EVeP16)" çerçevesinde Okul/Kurum Müdürlüğü ile yetkili servis arasında imzalanan sözleşme ile yapılan periyodik bakım sonucunda, yetkili servisin düzenlediği Periyodik Bakım Formu, Teknik Rapor ve ekindeki fotoğrafları doğrultusunda Okul/Kurum Müdürlüğünce İlçe Enerji Verimliliği Komisyonuna değişim talebi yapar.

5.5- İlçe Enerji Verimliliği Komisyonu, Okul/Kurum Müdürlüğünden gelen değişim talebini, İl Enerji Verimliliği Biriminin desteği ile değerlendirerek, Periyodik Bakım Formu, Teknik Rapor ve ekleri ile birlikte İl Enerji Verimliliği Birimine gönderir (Ek-2 Periyodik Bakım Formu ve Teknik Raporu).

5.6- İlçe Enerji Verimliliği Komisyonlarından gelen mekanik tesisatlar ile ilgili değişim talebi, İl Enerji Verimliliği Birimi Mekanik Tesisat Ekibince değerlendirilerek tutulan Mekanik Tesisat Sistemi Teknik İnceleme Raporu gereği için İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Şube Müdürlüğüne gönderilir (Ek-3 Mekanik Tesisat Sistemi Teknik İnceleme Raporu).

 

5.7- İl Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Şube Müdürlüğünde görev yapan mimar, mühendis, teknik öğretmen, tekniker, teknisyenler tarafından, ilgili Periyodik Bakım Formu,Teknik Rapor ve eklerine göre gerekli teknik incelemeler yapılarak karar verilir (Ek-2 Periyodik Bakım Formu ve Teknik Raporu).

 

5.8- Okul/Kurum Müdürlüğünün mekanik tesisat değişim talebine ait teknik incelemenin sonunda, Kamu İhale Mevzuatı çerçevesinde gerekli işlemler İl/İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü İnşaat Emlak Şube Müdürlüğünce yapılır.

5.9- Kamu İhale Mevzuatı çerçevesinde Mekanik tesisat değişimi için İl Enerji Yönetim Birimi (İl Enerji Verimliliği Birimi, İlçe Enerji Komisyonları ve Okul/Kurum Müdürlükleri) ve İnşaat Emlak Müdürlüğünde görevli Mimar, Mühendis, Teknik Öğretmen, Tekniker, Teknisyenlerden komisyon oluşturulur.

5.10- Oluşturulan bu komisyon işin niteliğine göre teknik şartname ve sözleşmeleri bir dosya halinde hazırlar.

5-11- Mekanik tesisat sistemlerinde monte edilecek veya kullanılacak malların (malzeme ve ekipmanların) "Satış Sonrası Servis Hizmetleri Yönetmeliği" ne uygunluğunun Gümrük ve Ticaret Bakanlığı resmi web sitesinin http://egaranti.gtb.gov.tr adresinden kontrol edilerek; kullanılacak malların (tüm alet, ekipman ve cihazların) "Garanti Belgesi Yönetmeliği"ne uygun ve TSE belgesine sahip olması gerektiği ilgili komisyonca Teknik Şartnamede belirtilir.

5.12- Komisyon tarafından hazırlanan teknik şartname ve sözleşmeler sonucunda yapılacak iş, işlem ve alımlar sadece "Enerji Verimliliği Projesi (EVeP16)" yazılımında ilan edilenYetkili Firmalar ile Kamu İhale Mevzuatına göre yapılır (Ek-1 Yetkili Firma Listesi).

5.13- Okul/Kurumun mekanik tesisat tamir, bakım ve onarım işini yapan firma doğalgaz iç tesisat firmaları Okul/Kurumun bulunduğu ilçedeki gaz dağıtım firmasından yetkilendirilmiş iç tesisat firması olmak zorundadır. Bu iç tesisat yapım işinde taşeron ve alt taşeron kesinlikle kullanılmayacaktır. Komisyon, İhaleyi alan firmanın bulunduğu bölgedeki gaz dağıtım işini yapan firmadan yetkili olup olmadığına bakarak yetki belgesinin bir örneğini dosyaya ekler (Servis Hattı, İç Tesisat ve Proje Yetki Belgesi).

5.14- Kamu İhale Mevzuatı çerçevesinde Mekanik tesisat değişim işi yapacak firmaların çalışmaları,  İl Enerji Verimliliği Birimi ile İnşaat Emlak Şube Müdürlüğünde görevli mimar, mühendis, teknik öğretmen, tekniker, teknisyenler arasından belirlenen kişiler tarafından teknik şartname ve sözleşme hükümlerine göre düzenli kontrol ve denetimleri yapılır ve tutanak altına alınır (Ek-4 Kontrol ve Denetim Tutanağı).

5.15- İl Enerji Verimliliği Birimi veya İlçe Enerji Verimliliği Komisyonu Üyesi, Okul/Kurum Yöneticisi, İnşaat Emlak Müdürlüğünde görevli mimar, mühendis, teknik öğretmen, tekniker, teknisyenlerden Muayene Kabul ve Teslim Alma Komisyonu oluşturulur.

5.16- Okul/kurumda yapılan mekanik tesisat değişiminin kabulü, Kamu İhale Mevzuatı çerçevesince ilgili tutanak düzenlenerek Muayene Kabul ve Teslim Alma Komisyonunca yapılır(Muayene Kabul ve Teslim Alma Tutanağı).

5.17- Yetkili firma yaptığı iş ve işlemlerle ilgili belge, sözleşme, tutanak, fatura ve garanti belgelerinin olduğu dosyayı düzenler, onaylı bir nüshasını ilgili okul/kurum müdürlüğüne Evrak Teslim Tutanağı ile teslim eder (Ek-5: Evrak Teslim Tutanağı).

5.18-  Muayene Kabul ve Teslim Alma Komisyonu'na evrak teslim tutanağı ibraz edilir ve ihale dosyasında muhafaza edilir.

5.19- Okul/kurum, yapılan mekanik tesisat değişimleri ile ilgili gerekli tüm belge ve dokümanları "Enerji Verimliliği Projesi (EVeP16)" yazılımına yükler.

5.20- Kontrol ve denetim personeli ile okul/kurum müdürlüklerince, "Enerji Verimliliği Projesi (EVeP16)" yazılımındaki Yetkili Firma Memnuniyet Değerlendirme Anketi doldurulur ve bir örneği ihale dosyasına konur (Ek-6 Yetkili Firma Memnuniyet Değerlendirme Anketi (Teknik Personel), Ek-7 Yetkili Firma Memnuniyet Değerlendirme Anketi (Okul/Kurum Müdürü), Ek-8 Yetkili Firmanın Okul/kurumu Değerlendirme Anketi(Firma Yetkilisi)).

5.21- Yapılan iş ve işlemler idare tarafından Kamu İhale Mevzuatı hükümlerine uygun olarak tamamlanır. 

 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

           NOT: Talimatın orjinal imzalı halini ve ilgili dokümanları aşağıdaki  "Dosya Ekleri" bölümünden inceleyebilirsiniz.